Wat is compliance?

Elk product dat over grenzen heen wordt verkocht, moet voldoen aan regelgeving. Voor MKB-bedrijven is begrijpen wat compliance betekent — en wat er gebeurt als u het negeert — de eerste stap om uw bedrijf te beschermen en nieuwe markten te ontsluiten.

Naleving is markttoegang

In de kern betekent compliance dat u moet bewijzen dat uw producten voldoen aan de wettelijke, veiligheids- en regelgevende normen van de markten waar u verkoopt. Het is geen papierwerk op zichzelf; het is het bewijsmateriaal dat kopers, douaneautoriteiten en toezichthouders eisen voordat uw producten een grens kunnen overschrijden of een toeleveringsketen kunnen betreden.

Voor bedrijven die in de EU verkopen, betekent dit CE-markering, REACH-chemische verklaringen en in toenemende mate digitale productpaspoorten (DPP's) onder de Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR). Voor de Amerikaanse markt betekent dit FCC-certificering voor elektronica, FSMA 204-traceerbaarheid voor voedsel en UFLPan-middelen die toeleveringsketens zonder dwangarbeid bewijzen. Elke markt heeft zijn eigen eisen, en deze blijven groeien.

Een Portugese textielexporteur: compliance in de praktijk

Denk aan een textielfabriek in de buurt van Porto met 45 medewerkers. Zij vervaardigen tafelkleden voor een Europese winkelketen. Om in de EU te kunnen verkopen hebben ze CE-markering, REACH-verklaringen voor hun kleurstoffen en afwerkingen nodig, en binnenkort een digitaal productpaspoort met gegevens over de CO2-voetafdruk en circulariteit. Zonder een DPP in 2027 zijn hun producten wettelijk uitgesloten van de EU-markt.

Handmatig betekent dit het onderzoeken van elke regelgeving, het verzamelen van stoffenverklaringen van leveranciers, het opmaken van assets en het up-to-date houden van alles als de regelgeving verandert. Een proces dat per raamwerk dagen in beslag neemt en zich elke keer herhaalt als een regelgeving wordt bijgewerkt. Met Sustalium voeren ze productgegevens één keer in, selecteren ze de toepasselijke raamwerken en publiceren ze binnen 30 minuten verifieerbare assets. Wanneer de ESPR-vereisten in 2027 toenemen, worden de nieuwe DPP-velden automatisch ingevuld door hun bestaande gegevens, zonder dat u opnieuw hoeft te beginnen.

Waarom compliance steeds moeilijker wordt

Drie krachten maken compliance veeleisender voor bedrijven van elke omvang:

• Meer regelgeving: het aantal mondiale nalevingskaders is gegroeid van 5 in 1950 tot ruim 1.200 nu, en zal naar verwachting in 2030 de 1.800 overschrijden.
• Meer handhaving: de douaneautoriteiten houden actief zendingen die niet aan de voorschriften voldoen, vast. De markttoezichtverordening van de EU geeft autoriteiten ruime bevoegdheden om niet-conforme producten uit de verkoop te halen.
• Meer eisen van kopers: Grote detailhandelaren en zakelijke kopers eisen nu van leveranciers dat ze naleving bewijzen voordat ze contracten ondertekenen. Hierdoor wordt naleving een concurrentievoordeel, en niet alleen een wettelijke verplichting.

De kosten van niet-naleving

Naast boetes zijn de commerciële kosten vaak hoger: verloren contracten, afgewezen zendingen, beschadigde kopersrelaties en uitsluiting van inkoopprocessen waarvoor geverifieerd bewijs van naleving vereist is.

• EU ESPR/DPP: tot 4% van de jaarlijkse omzet in de hele EU
• AVG: tot € 20 miljoen of 4% van de wereldwijde jaaromzet
• REACH / RoHS: Terugtrekking van producten uit de EU-markt, strafrechtelijke vervolging
• UFLPA (VS): inbeslagname door de douane, uitsluiting van de Amerikaanse markt
• UK Modern Slavery Act: onbeperkte boetes, diskwalificatie van directeur

Hoe Sustalium helpt

Sustalium biedt kant-en-klare compliance-frameworks met begeleide velden, zodat u uw gegevens kunt toevoegen, en niet helemaal opnieuw onderzoeksregels. Elk item is beveiligd met een hashcode met een openbare verificatiepagina en QR-code. Voer uw gegevens één keer in en het vult elk toepasselijk raamwerk. Wanneer de regelgeving verandert, worden uw bestaande gegevens voortgezet. Controleer en publiceer ze opnieuw, u hoeft niet opnieuw te beginnen.