Zgodność z RODO

Europejskie organy ochrony danych nałożyły kary pieniężne wynikające z RODO w latach 2018–2025 na kwotę ponad 4,5 miliarda euro, a działania w zakresie egzekwowania prawa nasilają się z roku na rok. Jednak kary to tylko część komercyjnego równania: nabywcy przedsiębiorstw B2B w UE i Wielkiej Brytanii traktują obecnie dowody zgodności z RODO jako warunek wstępny zamówienia – żądając rejestrów czynności przetwarzania, ocen skutków dla ochrony danych i aktywów objętych umową o przetwarzaniu danych przed podpisaniem umów. Dla firm SaaS, platform handlowych i wszelkich przedsiębiorstw przetwarzających dane osobowe z UE zasoby zapewniające zgodność z RODO stały się kwalifikacją konkurencyjną, a nie tylko obowiązkiem regulacyjnym.

Wyzwaniem w utrzymaniu aktywów jest utrzymanie, a nie tworzenie. Większość organizacji tworzy wstępne zapisy RODO podczas pierwszego projektu dotyczącego zgodności z przepisami, a następnie ma trudności z ich aktualnością w miarę zmiany czynności przetwarzania, pojawienia się nowych przepływów danych, dodania podwykonawców przetwarzania i ewolucji wytycznych regulacyjnych. Nieaktualne wpisy ROPA i nieaktualne oceny skutków dla ochrony danych to najczęstsze ustalenia z audytów organów nadzorczych, które organom wykonawczym najłatwiej zgłosić jako uchybienia w zakresie rozliczalności na mocy art. 5 ust.

Sustalium traktuje zasoby RODO jako żywy obszar roboczy dotyczący zgodności, a nie jednorazowy produkt. Czynności przetwarzania, podstawy prawne, przepływy danych i rejestry podwykonawców przetwarzania znajdują się w uporządkowanych rejestrach, które DPO aktualizuje stopniowo, a nie odbudowuje co roku. Gdy Twoja organizacja dodaje nowe narzędzie marketingowe, zatrudnia podwykonawcę przetwarzania lub zmienia okres przechowywania danych, dane, których to dotyczy, są aktualizowane z pełną historią zmian. Rezultatem są zawsze aktualne aktywa, które spełniają zarówno audyty organów nadzorczych, jak i kwestionariusze due diligence B2B, które finalizują transakcje przedsiębiorstw.