Súlad s GDPR

Európske úrady na ochranu údajov udelili v rokoch 2018 až 2025 pokuty vo výške viac ako 4,5 miliardy EUR, pričom opatrenia na presadzovanie práva sa každý rok zrýchľujú. Pokuty sú však len časťou komerčnej rovnice: podnikoví B2B nákupcovia v EÚ a Spojenom kráľovstve teraz považujú dôkazy o súlade s GDPR za nevyhnutnú podmienku obstarávania – pred podpísaním zmlúv si vyžiadajú záznamy o spracovateľských činnostiach, hodnotenia vplyvu na ochranu údajov a aktíva spracovateľských zmlúv. Pre spoločnosti využívajúce SaaS, trhoviská a všetky podniky, ktoré narábajú s osobnými údajmi EÚ, sa aktíva dodržiavania GDPR stali konkurenčnou kvalifikáciou, nielen regulačnou povinnosťou.

Výzvou údržby aktív je údržba, nie vytváranie. Väčšina organizácií vytvára počiatočné záznamy GDPR počas svojho prvého projektu dodržiavania súladu a potom sa snaží udržiavať ich aktuálne, keď sa menia činnosti spracovania, objavujú sa nové toky údajov, pridávajú sa subdodávatelia a vyvíjajú sa regulačné usmernenia. Zastarané záznamy ROPA a neaktuálne DPIA sú najbežnejšími zisteniami auditov dozorných orgánov – a pre orgány vymáhania je najjednoduchšie označiť ich za zlyhania v oblasti zodpovednosti podľa článku 5 ods.

Sustalium zaobchádza s aktívami GDPR skôr ako so živým pracovným priestorom na dodržiavanie predpisov, než ako s jednorazovým produktom. Spracovateľské činnosti, právne základy, toky údajov a registre subdodávateľov sú uložené v štruktúrovaných záznamoch, ktoré váš DPO aktualizuje postupne – nie každoročne prestavuje. Keď vaša organizácia pridá nový marketingový nástroj, začlení podprocesora alebo zmení obdobie uchovávania údajov, príslušné záznamy sa aktualizujú s úplnou históriou revízií. Výsledkom sú vždy obežné aktíva, ktoré spĺňajú tak audity dozorného orgánu, ako aj dotazníky B2B due diligence, ktoré uzatvárajú podnikové obchody.