Soulad s GDPR

Evropské úřady pro ochranu údajů udělily v letech 2018 až 2025 pokuty za více než 4,5 miliardy EUR v rámci GDPR, přičemž donucovací opatření se každým rokem zrychlují. Pokuty jsou však pouze součástí obchodní rovnice: podnikoví B2B kupující v EU a Velké Británii nyní považují důkazy o souladu s GDPR za nezbytnou podmínku pro zadávání zakázek – před podpisem smluv si vyžádají záznamy o činnostech zpracování, posouzení dopadu na ochranu údajů a aktiva zpracovatelské smlouvy. Pro společnosti využívající SaaS, tržiště a jakýkoli podnik, který nakládá s osobními údaji z EU, se aktiva souladu s GDPR stala konkurenční kvalifikací, nikoli pouze regulační povinností.

Výzvou údržby aktiv je údržba, nikoli tvorba. Většina organizací vytváří počáteční záznamy GDPR během svého prvního projektu dodržování předpisů, pak se snaží udržet je aktuální, protože se mění činnosti zpracování, objevují se nové datové toky, přidávají se dílčí zpracovatelé a vyvíjejí se regulační pokyny. Zastaralé záznamy ROPA a zastaralé DPIA jsou nejčastějšími zjištěními auditů dozorových orgánů – a pro donucovací orgány je nejjednodušší označit za selhání odpovědnosti podle čl. 5 odst. 2.

Sustalium zachází s aktivy GDPR spíše jako s živým pracovním prostorem pro dodržování předpisů než s jednorázovým plněním. Zpracovatelské činnosti, právní základy, datové toky a registry subdodavatelů jsou uloženy ve strukturovaných záznamech, které váš DPO aktualizuje postupně – nikoli každoročně. Když vaše organizace přidá nový marketingový nástroj, začlení subprocesora nebo změní dobu uchovávání dat, dotčené záznamy se aktualizují s úplnou historií revizí. Výsledkem jsou vždy oběžná aktiva, která splňují jak audity dozorových orgánů, tak dotazníky B2B due diligence, které uzavírají podnikové obchody.