وثيقة حكومية

الأصول الحكومية هي سجلات رسمية تصدرها السلطات العامة وتعمل كدليل تنظيمي. وهي تشمل تراخيص الأعمال والتصاريح (تراخيص التجارة، وتصاريح التصنيع، وتراخيص الاستيراد/التصدير، والتصاريح البيئية)، والجمارك والأصول التجارية (شهادات المنشأ، والإقرارات الجمركية، ودفاتر ATA، وتراخيص التصدير)، والتسجيلات التنظيمية (تسجيلات منشآت إدارة الأغذية والعقاقير (FDA)، وتسجيلات REACH، وتسجيلات منتجي مخلفات المعدات الكهربائية والإلكترونية (WEEE)، وتسجيلات تعبئة EPR)، والشهادات الضريبية والمالية (التخليص الضريبي، وتسجيلات ضريبة القيمة المضافة، والإقرارات الضريبية للتغليف البلاستيكي، وإقرارات ضريبة الكربون). هذه الأصول موثوقة بطبيعتها - فهي صادرة عن الحكومات ومقبولة من قبل الجهات التنظيمية كدليل ظاهري على الامتثال.

غالبًا ما تكون الأصول الحكومية هي الدليل القاطع الذي تتطلبه أطر الامتثال. شهادة المنشأ هي الدليل القياسي على المعاملة الجمركية التفضيلية بموجب اتفاقيات التجارة الحرة. يعد تسجيل منشأة إدارة الغذاء والدواء (FDA) إلزاميًا لبيع المواد الغذائية أو الأجهزة الطبية في الولايات المتحدة. يثبت تسجيل منتجي مخلفات المعدات الكهربائية والإلكترونية (WEEE) الامتثال لمتطلبات مسؤولية المنتج عند انتهاء عمره الافتراضي في الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي. ولأن هذه الأصول صادرة عن السلطات الحكومية، فإنها تحمل وزناً إثباتياً لا يمكن للإقرارات الذاتية أن تضاهيه. تتطلب معظم أطر الامتثال التي تتضمن أنشطة منظمة، أو التجارة عبر الحدود، أو المسؤوليات البيئية، شكلاً من أشكال الأصول التي تصدرها الحكومة على الأقل.

وتغطي أربع فئات غالبية الأصول الحكومية المتعلقة بالامتثال. تشمل التراخيص والتصاريح التجارية تراخيص التجارة، وتصاريح التصنيع، وأذونات الاستيراد/التصدير، وتصاريح التشغيل البيئي - وكلها تثبت الترخيص القانوني لممارسة الأنشطة المنظمة. تشمل الأصول الجمركية والتجارية شهادات المنشأ (التفضيلية وغير التفضيلية)، وملخصات الإدخال الجمركي، ودفاتر الإدخال المؤقت للواردات المؤقتة، وتراخيص التصدير للسلع الخاضعة للرقابة. تشمل التسجيلات التنظيمية تسجيلات منشآت إدارة الأغذية والعقاقير (FDA)، وأرقام تسجيل REACH، وتسجيلات منتجي WEEE، وتسجيلات نظام تعبئة EPR. تشمل الشهادات الضريبية والمالية شهادات التخليص الضريبي وأصول تسجيل ضريبة القيمة المضافة وإقرارات الضرائب البيئية التي تثبت الامتثال التنظيمي المالي.

يتم تحميل الأصول الحكومية مباشرة إلى Sustalium - ملفات PDF الخاصة بالتصاريح، والتراخيص الممسوحة ضوئيًا، والشهادات الرقمية، والخطابات الرسمية. يتم تخزين كل أصل باستخدام بيانات تعريف منظمة: سلطة الإصدار، ورقم الأصل، وتاريخ الإصدار، وتاريخ انتهاء الصلاحية، والولايات القضائية المعمول بها. يتتبع Sustalium تواريخ انتهاء الصلاحية ويرسل تنبيهات قبل الحاجة إلى التجديدات - مما يمنع الهفوات التي قد تعطل الوصول إلى الأسواق. ترتبط الأصول بأطر الامتثال وخطوط الإنتاج ذات الصلة، لذلك تتم الإشارة إلى شهادة تسجيل واحدة لدى إدارة الغذاء والدواء (FDA) في كل إطار عمل يتطلب إثبات تسجيل إدارة الغذاء والدواء (FDA). ولأغراض التدقيق، تظهر الأصول الحكومية في طرق عرض مخصصة للتدقيق فقط مع إرفاق الأصل الأصلي.

تتطلب جميع أطر الامتثال التي تتقاطع مع الأنشطة المنظمة أو التجارة عبر الحدود أصولًا حكومية. وتشمل هذه REACH (أرقام التسجيل من ECHA)، وعلامة CE (شهادات الهيئة المبلغة لفئات معينة من المنتجات)، وتوجيه WEEE (تسجيل المنتج لدى السلطات الوطنية)، ولوائح إدارة الغذاء والدواء (تسجيل المنشأة للأغذية والأجهزة الطبية ومنتجات التجميل)، والامتثال للجمارك والتجارة (شهادات المنشأ للمعاملة الجمركية التفضيلية)، ولوائح التعبئة والتغليف EPR (تسجيل المنتج في كل دولة عضو في الاتحاد الأوروبي)، والتصاريح البيئية (تصاريح التشغيل لمرافق التصنيع وإدارة النفايات)، ومتطلبات الوصول إلى الأسواق الخاصة بكل بلد (CCC، KC، BIS، والشهادات المماثلة التي تتطلب التسجيل الحكومي).