Entrada de datos manual

La entrada manual de datos es el proceso de introducir directamente información relacionada con el cumplimiento en los flujos de trabajo estructurados de Sustalium. Cubre especificaciones de productos (SKU, listas de materiales, composiciones de materiales), datos operativos (volúmenes de producción, uso de energía, detalles de las instalaciones) y conocimiento institucional que existe solo dentro de su equipo. En lugar de dejar estos datos dispersos en hojas de cálculo y conocimientos individuales, la entrada manual los centraliza en registros estructurados que alimentan automáticamente cada marco de cumplimiento. Es la forma más rápida de comenzar porque no requiere ninguna integración externa, solo la experiencia que su equipo ya tiene.

La mayoría de los marcos de cumplimiento comienzan con datos que sólo existen dentro de su organización. Las especificaciones de productos, las listas de proveedores, los registros de producción y las políticas internas son la base de los activos de cumplimiento, pero a menudo se almacenan de manera informal en hojas de cálculo, correos electrónicos y conocimientos de las personas. La entrada manual de datos convierte esta información dispersa en evidencia de cumplimiento estructurada y verificable. Más importante aún, ingresar datos una vez en Sustalium significa que están disponibles en más de 100 marcos: una sola entrada de composición de producto alimenta declaraciones REACH, pasaportes digitales de productos, archivos técnicos de marcado CE e informes ESG simultáneamente.

Las cuatro categorías principales son especificaciones de productos (jerarquías de SKU, lista de materiales, composiciones de materiales, dimensiones, pesos), datos operativos (volúmenes de producción, descripciones de procesos de fabricación, ubicaciones de instalaciones, registros de consumo de energía), importaciones de hojas de cálculo (datos de cumplimiento existentes de Excel, Google Sheets o CSV que se pueden cargar en lotes sin volver a ingresarlos) y conocimiento interno (relaciones con proveedores, hallazgos de auditorías anteriores, activos de proceso y decisiones de cumplimiento que existen solo dentro de su organización). Cada tipo se asigna a campos estructurados que Sustalium utiliza para completar los activos de cumplimiento relevantes.

Sustalium proporciona un flujo de trabajo guiado que estructura la entrada manual de datos en el formato exacto que requiere cada marco de cumplimiento. Los datos se ingresan una vez a través de formularios estructurados y el sistema los asigna a todos los marcos aplicables, desde declaraciones de sustancias REACH hasta informes CSRD ESG y pasaportes digitales de productos. Las hojas de cálculo existentes se pueden importar mediante carga CSV o Excel, y Sustalium hace coincidir automáticamente las columnas con los campos de cumplimiento. Los datos persisten en todos los marcos, por lo que una actualización de la especificación de un producto fluye automáticamente a cada activo que hace referencia a él.

Todos los marcos de cumplimiento se benefician de la entrada manual de datos, pero es especialmente valioso para los marcos que dependen de datos comerciales internos en lugar de pruebas o certificaciones externas. Los marcos a nivel de producto como el marcado CE, UKCA y REACH necesitan especificaciones de producto precisas que comiencen con entradas manuales. Los marcos de presentación de informes ESG como CSRD, GRI y TNFD requieren datos operativos (uso de energía, emisiones, residuos) que a menudo solo existen en registros internos. Los marcos de la cadena de suministro, como la Ley alemana de diligencia debida en la cadena de suministro y las declaraciones sobre la esclavitud moderna, necesitan información de los proveedores que comienza como conocimiento interno. Debido a que la entrada manual completa un conjunto de datos compartido, ingresar datos una vez sirve para todos simultáneamente.