Inserimento manuale dei dati

L'immissione manuale dei dati è il processo di inserimento diretto delle informazioni relative alla conformità nei flussi di lavoro strutturati di Sustalium. Copre le specifiche del prodotto (SKU, distinte base, composizioni dei materiali), dati operativi (volumi di produzione, consumo di energia, dettagli della struttura) e conoscenze istituzionali che esistono solo all'interno del tuo team. Invece di lasciare questi dati sparsi tra fogli di calcolo e conoscenze individuali, l’inserimento manuale li centralizza in record strutturati che alimentano automaticamente ogni quadro di conformità. È il modo più veloce per iniziare perché non richiede integrazioni esterne, ma solo le competenze già di cui il tuo team dispone.

La maggior parte dei framework di conformità iniziano con dati che esistono solo all'interno della tua organizzazione. Le specifiche di prodotto, gli elenchi dei fornitori, i registri di produzione e le politiche interne costituiscono il fondamento delle risorse di conformità, ma spesso vengono archiviati in modo informale su fogli di calcolo, e-mail e informazioni personali. L'immissione manuale dei dati trasforma queste informazioni sparse in prove di conformità strutturate e verificabili. Ancora più importante, inserendo i dati una volta in Sustalium significa che sono disponibili in tutti gli oltre 100 framework: una singola voce sulla composizione del prodotto alimenta contemporaneamente dichiarazioni REACH, passaporti digitali dei prodotti, file tecnici sulla marcatura CE e rapporti ESG.

Le quattro categorie principali sono specifiche di prodotto (gerarchie SKU, distinta base, composizioni dei materiali, dimensioni, pesi), dati operativi (volumi di produzione, descrizioni dei processi di produzione, ubicazione delle strutture, record di consumo energetico), importazioni di fogli di calcolo (dati di conformità Excel, Fogli Google o CSV esistenti che possono essere caricati in batch senza reinserirli) e conoscenza interna (relazioni con i fornitori, risultati di audit precedenti, risorse di processo e decisioni di conformità che esistono solo all'interno dell'organizzazione). Ogni tipo è mappato su campi strutturati che Sustalium utilizza per popolare le risorse di conformità pertinenti.

Sustalium fornisce un flusso di lavoro guidato che struttura l'immissione manuale dei dati nel formato esatto richiesto da ciascun quadro di conformità. I dati vengono immessi una sola volta tramite moduli strutturati e il sistema li mappa in ogni quadro applicabile: dalle dichiarazioni delle sostanze REACH ai report ESG CSRD fino ai passaporti dei prodotti digitali. I fogli di calcolo esistenti possono essere importati tramite caricamento CSV o Excel, con Sustalium che abbina automaticamente le colonne ai campi di conformità. I dati persistono in tutti i framework, quindi un aggiornamento alle specifiche di prodotto passa automaticamente a ogni risorsa che vi fa riferimento.

Ogni framework di conformità trae vantaggio dall'immissione manuale dei dati, ma è particolarmente utile per i framework che si basano su dati aziendali interni anziché su test o certificazioni esterne. I quadri a livello di prodotto come la marcatura CE, UKCA e REACH necessitano di specifiche di prodotto accurate che iniziano con immissioni manuali. I sistemi di rendicontazione ESG come CSRD, GRI e TNFD richiedono dati operativi (utilizzo di energia, emissioni, rifiuti) che spesso esistono solo nei registri interni. I quadri della catena di fornitura come la legge tedesca sulla due diligence della catena di fornitura e le dichiarazioni sulla schiavitù moderna necessitano di informazioni sui fornitori che iniziano come conoscenza interna. Poiché l'immissione manuale popola un set di dati condiviso, l'immissione dei dati una volta serve tutti questi elementi contemporaneamente.