Autoevaluación y encuesta

Una autoevaluación es un cuestionario estructurado o una evaluación que se completa internamente para determinar el estado de cumplimiento de los activos, identificar brechas o responder a los requisitos del comprador. Las autoevaluaciones capturan el conocimiento directamente de las personas más cercanas a los datos: gerentes de producto, funcionarios de cumplimiento, equipos de adquisiciones y gerentes de instalaciones. Los ejemplos comunes incluyen encuestas de cumplimiento proporcionadas por el comprador que cubren métricas ambientales y restricciones de materiales, evaluaciones de preparación regulatoria interna, matrices de calificación de riesgos de la cadena de suministro y formularios de autodeclaración para la evaluación de la conformidad. Las autoevaluaciones suelen ser el punto de partida para los activos de cumplimiento antes de obtener pruebas o certificaciones externas.

Las autoevaluaciones tienen múltiples propósitos. A menudo son la forma más rápida de generar evidencia de cumplimiento cuando los datos externos aún no están disponibles: una autodeclaración de conformidad puede respaldar el marcado CE antes de que se completen las pruebas de laboratorio. Captan conocimiento institucional que de otro modo se perdería cuando los miembros del equipo se fueran. Permiten una respuesta rápida a las encuestas de cumplimiento de los compradores al proporcionar respuestas estructuradas que se pueden reutilizar en múltiples solicitudes de clientes. También sirven como herramientas de análisis de brechas, identificando dónde se necesitan pruebas, pruebas o certificaciones adicionales antes de una presentación formal de cumplimiento.

Las encuestas de cumplimiento del comprador son cuestionarios proporcionados por el cliente que abordan métricas ambientales, prácticas de cumplimiento social, restricciones de materiales y transparencia de la cadena de suministro; responder una vez en Sustalium permite la reutilización en todas las solicitudes de los compradores. Las auditorías internas de cumplimiento utilizan listas de verificación de autoevaluación para evaluar la preparación regulatoria, análisis de brechas y revisiones internas sistemáticas. Los formularios de evaluación de riesgos cubren la puntuación de riesgos de la cadena de suministro, matrices de riesgo país, clasificaciones de riesgo de productos y evaluaciones de riesgo de proveedores. Los formularios de autodeclaración incluyen declaraciones de conformidad, declaraciones de autocertificación y declaraciones de cumplimiento normativo; muchos marcos permiten la autodeclaración como vía de cumplimiento inicial.

Sustalium proporciona autoevaluaciones estructuradas que guían a los usuarios a través de los requisitos de cada marco con preguntas específicas. Cuando se completa una autoevaluación, las respuestas completan automáticamente los campos de activos de cumplimiento correspondientes. Para las encuestas de cumplimiento de compradores, Sustalium relaciona las preguntas con los datos que ya están en el sistema; si ya se han ingresado los datos de sustancias REACH, las preguntas relevantes de la encuesta para compradores se completan previamente. Cuando los marcos se actualizan o entran en vigor nuevas regulaciones, Sustalium destaca nuevas preguntas que deben responderse. Las autoevaluaciones se almacenan como evidencia con fechas de finalización y partes responsables a efectos de seguimiento de auditoría.

Muchos marcos de cumplimiento aceptan o dependen de las autoevaluaciones como vía inicial de cumplimiento. El marcado CE permite la autodeclaración de conformidad para muchas categorías de productos (declaración del fabricante sin la participación del organismo notificado). REACH exige una autoevaluación de los volúmenes de sustancias y las obligaciones de registro. CSRD permite la autoevaluación de la doble materialidad. Los marcos ESG como GRI y SASB se basan en datos autoinformados. Los programas de cumplimiento del comprador (EcoVadis, Sedex) se basan fundamentalmente en la autoevaluación con verificación opcional. La autodeclaración se acepta para declaraciones orgánicas en ciertas jurisdicciones, declaraciones verdes bajo la Directiva de Reclamaciones Verdes de la UE (con evidencia de respaldo) y diligencia debida sobre minerales conflictivos bajo el marco de la OCDE.