Zelfevaluatie en enquête

Een zelfbeoordeling is een gestructureerde vragenlijst of evaluatie die intern wordt ingevuld om de nalevingsstatus van activa te bepalen, lacunes te identificeren of te reageren op de eisen van kopers. Zelfbeoordelingen verzamelen kennis rechtstreeks van de mensen die het dichtst bij de gegevens staan: productmanagers, compliancefunctionarissen, inkoopteams en faciliteitsmanagers. Veel voorkomende voorbeelden zijn onder meer door kopers aangeleverde nalevingsonderzoeken die betrekking hebben op milieugegevens en materiële beperkingen, beoordelingen van de interne regelgeving, risicoscorematrices voor de toeleveringsketen en formulieren voor zelfverklaringen voor conformiteitsbeoordeling. Zelfbeoordelingen vormen vaak het startpunt voor compliance-middelen voordat externe tests of certificeringen worden verkregen.

Zelfevaluaties dienen meerdere doelen. Ze zijn vaak de snelste manier om nalevingsbewijs te genereren wanneer externe gegevens nog niet beschikbaar zijn; een eigen conformiteitsverklaring kan de CE-markering ondersteunen voordat de laboratoriumtests zijn voltooid. Ze leggen institutionele kennis vast die anders verloren zou gaan als teamleden vertrekken. Ze maken een snelle reactie mogelijk op nalevingsonderzoeken van kopers door gestructureerde antwoorden te bieden die kunnen worden hergebruikt voor meerdere klantverzoeken. Ze dienen ook als hulpmiddelen voor de analyse van hiaten, waarbij wordt aangegeven waar aanvullend bewijsmateriaal, testen of certificering nodig is voordat een formele indiening van de naleving kan worden ingediend.

Nalevingsonderzoeken van kopers zijn door klanten aangeleverde vragenlijsten over milieugegevens, praktijken op het gebied van sociale naleving, materiële beperkingen en transparantie van de toeleveringsketen. Eén keer reageren in Sustalium maakt hergebruik voor alle kopersverzoeken mogelijk. Bij interne nalevingsaudits wordt gebruik gemaakt van checklists voor zelfbeoordeling voor evaluatie van de gereedheid voor regelgeving, analyse van hiaten en systematische interne beoordelingen. Risicobeoordelingsformulieren omvatten risicoscores voor de toeleveringsketen, landenrisicomatrices, productrisicoclassificaties en evaluaties van leveranciersrisico's. Zelfverklaringsformulieren omvatten conformiteitsverklaringen, zelfcertificeringsverklaringen en verklaringen over naleving van de regelgeving; veel raamwerken staan ​​zelfverklaring toe als het initiële traject van naleving.

Sustalium biedt gestructureerde zelfbeoordelingen die gebruikers met gerichte vragen door de vereisten van elk raamwerk leiden. Wanneer een zelfbeoordeling is voltooid, vullen de antwoorden automatisch de overeenkomstige compliance-itemvelden in. Voor onderzoeken naar de naleving van de kopers koppelt Sustalium de vragen aan de gegevens die al in het systeem staan. Als er al REACH-stofgegevens zijn ingevoerd, worden de relevante vragen uit de kopersenquête vooraf ingevuld. Wanneer raamwerken worden bijgewerkt of nieuwe regelgeving van kracht wordt, benadrukt Sustalium nieuwe vragen die moeten worden beantwoord. Zelfbeoordelingen worden opgeslagen als bewijsmateriaal met voltooiingsdata en verantwoordelijke partijen voor audittraildoeleinden.

Veel compliance-kaders accepteren of vertrouwen op zelfbeoordelingen als het initiële compliancetraject. CE-markering maakt voor veel productcategorieën een eigen conformiteitsverklaring mogelijk (verklaring van de fabrikant zonder tussenkomst van een aangemelde instantie). REACH vereist zelfbeoordeling van stofvolumes en registratieverplichtingen. CSRD maakt zelfbeoordeling van dubbele materialiteit mogelijk. ESG-frameworks zoals GRI en SASB vertrouwen op zelfgerapporteerde gegevens. Nalevingsprogramma's voor kopers (EcoVadis, Sedex) zijn in principe gebaseerd op zelfbeoordeling met optionele verificatie. Een eigen verklaring wordt geaccepteerd voor organische claims in bepaalde rechtsgebieden, groene claims onder de EU Green Claims-richtlijn (met ondersteunend bewijsmateriaal) en due diligence voor conflictmineralen onder het OESO-kader.