Autovalutazione e sondaggio

Un'autovalutazione è un questionario strutturato o una valutazione completata internamente per verificare lo stato di conformità delle risorse, identificare le lacune o rispondere ai requisiti dell'acquirente. Le autovalutazioni acquisiscono le conoscenze direttamente dalle persone più vicine ai dati: product manager, responsabili della conformità, team di approvvigionamento e facility manager. Esempi comuni includono sondaggi di conformità forniti dagli acquirenti riguardanti parametri ambientali e restrizioni sui materiali, valutazioni interne sulla preparazione normativa, matrici di punteggio del rischio della catena di fornitura e moduli di autodichiarazione per la valutazione della conformità. Le autovalutazioni rappresentano spesso il punto di partenza per le risorse di conformità prima che vengano ottenuti test o certificazioni esterne.

Le autovalutazioni hanno molteplici scopi. Spesso rappresentano il modo più rapido per generare prove di conformità quando i dati esterni non sono ancora disponibili: un'autodichiarazione di conformità può supportare la marcatura CE prima che i test di laboratorio siano completati. Catturano la conoscenza istituzionale che altrimenti andrebbe persa quando i membri del team se ne vanno. Consentono una risposta rapida ai sondaggi sulla conformità degli acquirenti fornendo risposte strutturate che possono essere riutilizzate per più richieste dei clienti. Fungono anche come strumenti di analisi delle lacune, identificando dove sono necessarie ulteriori prove, test o certificazioni prima di una presentazione formale di conformità.

I sondaggi sulla conformità degli acquirenti sono questionari forniti dai clienti che riguardano parametri ambientali, pratiche di conformità sociale, restrizioni sui materiali e trasparenza della catena di fornitura: rispondere una volta a Sustalium consente il riutilizzo in tutte le richieste degli acquirenti. Gli audit di conformità interni utilizzano liste di controllo di autovalutazione per la valutazione della preparazione normativa, l'analisi delle lacune e le revisioni interne sistematiche. I moduli di valutazione del rischio coprono il punteggio del rischio della catena di fornitura, le matrici del rischio paese, le classificazioni del rischio del prodotto e le valutazioni del rischio del fornitore. I moduli di autodichiarazione includono dichiarazioni di conformità, dichiarazioni di autocertificazione e dichiarazioni di conformità normativa: molti quadri consentono l'autodichiarazione come percorso di conformità iniziale.

Sustalium fornisce autovalutazioni strutturate che guidano gli utenti attraverso i requisiti di ciascun framework con domande mirate. Una volta completata un'autovalutazione, le risposte compilano automaticamente i campi delle risorse di conformità corrispondenti. Per i sondaggi sulla conformità degli acquirenti, Sustalium abbina le domande ai dati già presenti nel sistema: se i dati sulla sostanza REACH sono già stati inseriti, le domande del sondaggio sugli acquirenti pertinenti sono precompilate. Quando i quadri si aggiornano o entrano in vigore nuove normative, Sustalium evidenzia nuove domande a cui è necessario rispondere. Le autovalutazioni vengono archiviate come prove con le date di completamento e le parti responsabili a fini di audit trail.

Molti quadri di conformità accettano o fanno affidamento sulle autovalutazioni come percorso iniziale di conformità. La marcatura CE consente l'autodichiarazione di conformità per molte categorie di prodotti (dichiarazione del produttore senza coinvolgimento dell'organismo notificato). REACH richiede un'autovalutazione dei volumi delle sostanze e obblighi di registrazione. La CSRD consente l’autovalutazione della doppia rilevanza. I framework ESG come GRI e SASB si basano su dati auto-riportati. I programmi di conformità degli acquirenti (EcoVadis, Sedex) sono fondamentalmente basati sull'autovalutazione con verifica facoltativa. L’autodichiarazione è accettata per le dichiarazioni sui prodotti biologici in alcune giurisdizioni, per le dichiarazioni ecologiche ai sensi della Direttiva UE sulle Green Claims (con prove a sostegno) e per la due diligence sui minerali di conflitto ai sensi del quadro OCSE.