Auto-évaluation et enquête

Une auto-évaluation est un questionnaire structuré ou une évaluation complétée en interne pour déterminer l'état de conformité des actifs, identifier les lacunes ou répondre aux exigences des acheteurs. Les auto-évaluations capturent les connaissances directement des personnes les plus proches des données : chefs de produit, responsables de la conformité, équipes d'approvisionnement et responsables des installations. Les exemples courants incluent les enquêtes de conformité fournies par les acheteurs couvrant les mesures environnementales et les restrictions sur les matériaux, les évaluations internes de l'état de préparation à la réglementation, les matrices de notation des risques de la chaîne d'approvisionnement et les formulaires d'auto-déclaration pour l'évaluation de la conformité. Les auto-évaluations constituent souvent le point de départ des actifs de conformité avant l'obtention de tests ou de certifications externes.

Les auto-évaluations servent à plusieurs fins. Ils constituent souvent le moyen le plus rapide de générer des preuves de conformité lorsque les données externes ne sont pas encore disponibles : une auto-déclaration de conformité peut soutenir le marquage CE avant la fin des tests en laboratoire. Ils capturent des connaissances institutionnelles qui seraient autrement perdues lorsque les membres de l’équipe partent. Ils permettent de répondre rapidement aux enquêtes de conformité des acheteurs en fournissant des réponses structurées qui peuvent être réutilisées dans plusieurs demandes des clients. Ils servent également d'outils d'analyse des écarts, identifiant les domaines dans lesquels des preuves, des tests ou une certification supplémentaires sont nécessaires avant une soumission formelle de conformité.

Les enquêtes de conformité des acheteurs sont des questionnaires fournis par les clients traitant des mesures environnementales, des pratiques de conformité sociale, des restrictions matérielles et de la transparence de la chaîne d'approvisionnement. Répondre une fois dans Sustalium permet une réutilisation pour toutes les demandes des acheteurs. Les audits de conformité internes utilisent des listes de contrôle d'auto-évaluation pour l'évaluation de l'état de préparation à la réglementation, l'analyse des lacunes et les examens internes systématiques. Les formulaires d'évaluation des risques couvrent la notation des risques de la chaîne d'approvisionnement, les matrices de risques pays, les classifications des risques produits et les évaluations des risques fournisseurs. Les formulaires d'auto-déclaration comprennent des déclarations de conformité, des déclarations d'autocertification et des déclarations de conformité réglementaire — de nombreux cadres autorisent l'auto-déclaration comme voie de conformité initiale.

Sustalium propose des auto-évaluations structurées qui guident les utilisateurs à travers les exigences de chaque cadre avec des questions ciblées. Lorsqu'une auto-évaluation est terminée, les réponses remplissent automatiquement les champs d'atout de conformité correspondants. Pour les enquêtes de conformité des acheteurs, Sustalium associe les questions aux données déjà présentes dans le système : si les données sur la substance REACH ont déjà été saisies, les questions pertinentes de l'enquête auprès des acheteurs sont pré-remplies. Lorsque les cadres sont mis à jour ou que de nouvelles réglementations entrent en vigueur, Sustalium met en évidence de nouvelles questions auxquelles il faut répondre. Les auto-évaluations sont conservées comme preuves avec les dates d'achèvement et les parties responsables à des fins de piste d'audit.

De nombreux cadres de conformité acceptent ou s’appuient sur les auto-évaluations comme première voie de conformité. Le marquage CE permet une auto-déclaration de conformité pour de nombreuses catégories de produits (déclaration du fabricant sans intervention d'un organisme notifié). REACH exige une auto-évaluation des volumes de substances et des obligations d'enregistrement. Le CSRD permet une auto-évaluation de la double matérialité. Les cadres ESG comme GRI et SASB s'appuient sur des données autodéclarées. Les programmes de conformité des acheteurs (EcoVadis, Sedex) sont fondamentalement basés sur l'auto-évaluation avec une vérification facultative. L'auto-déclaration est acceptée pour les allégations biologiques dans certaines juridictions, les allégations vertes en vertu de la directive européenne sur les allégations vertes (avec preuves à l'appui) et le devoir de diligence concernant les minéraux de conflit dans le cadre de l'OCDE.