Dichiarazione del fornitore

Una dichiarazione del fornitore è una dichiarazione formale di un fornitore sui suoi materiali, sostanze, processi di produzione o pratiche etiche. Queste dichiarazioni rappresentano il meccanismo principale per la raccolta dei dati di conformità dai partner a monte della catena di fornitura. Esempi comuni includono l'informativa completa sui materiali (FMD) che elenca ogni sostanza in un componente, modelli di reporting sui minerali di conflitto (CMRT) che tracciano le fonti di stagno, tantalio, tungsteno e oro, certificati di conformità che confermano la conformità normativa e informative sui subfornitori che rivelano i partecipanti alla catena di fornitura di livello 2 e 3. Le dichiarazioni dei fornitori costituiscono la spina dorsale della due diligence di quadri che vanno da REACH alla Direttiva UE sulla due diligence sulla sostenibilità aziendale (CS3D).

Le autorità di regolamentazione e gli acquirenti ritengono sempre più le aziende responsabili della conformità lungo l’intera catena di fornitura, non solo all’interno delle proprie attività. Il CS3D dell’UE, il German Supply Chain Act, il Modern Slavery Act del Regno Unito e l’UFLPA richiedono tutti alle aziende di dimostrare la due diligence all’interno della propria base di fornitori. Le dichiarazioni dei fornitori ne sono la prova principale: registrano cosa forniscono i fornitori, da dove provengono i materiali, se sono presenti minerali di conflitto e se gli standard etici sono rispettati. Senza dichiarazioni sistematiche dei fornitori, le aziende non possono dimostrare di aver condotto la due diligence richiesta dai moderni quadri di conformità.

Le categorie principali sono dichiarazioni sui materiali (dichiarazioni complete sui materiali che elencano tutte le sostanze al di sopra dei livelli soglia, modelli di reporting sui minerali di conflitto, dichiarazioni sul contenuto riciclato e dichiarazioni sulle sostanze per sostanze soggette a restrizioni come le sostanze SVHC), certificati di conformità (CoC rilasciati dai fornitori che confermano che i materiali o i componenti soddisfano specifici standard normativi o requisiti contrattuali), divulgazione dei subfornitori (visibilità di livello 2 e livello 3 che rivela la catena di fornitura a monte oltre i fornitori diretti) e riconoscimenti del codice di condotta (impegni firmati per comportamenti etici pratiche, standard ambientali e obblighi di conformità che dimostrano la due diligence nei programmi affidati agli acquirenti).

I fornitori presentano dichiarazioni attraverso il portale fornitori sicuro di Sustalium, che li guida attraverso moduli strutturati per ciascun tipo di dichiarazione. Le dichiarazioni vengono archiviate per fornitore e collegate automaticamente a ogni quadro che fa riferimento ai materiali o ai componenti di quel fornitore. Quando un fornitore aggiorna la propria dichiarazione, ad esempio una nuova informativa sulla sostanza o un CMRT aggiornato, tutte le risorse di conformità interessate si aggiornano automaticamente. Sustalium tiene traccia di quali fornitori hanno presentato quali dichiarazioni, segnala dichiarazioni mancanti o scadute e fornisce una visione consolidata dello stato di conformità della catena di fornitura per il reporting di due diligence.

Quasi ogni quadro di conformità della catena di fornitura si basa sulle dichiarazioni dei fornitori. I quadri chiave includono REACH e UK REACH (dichiarazioni sulle sostanze da parte dei fornitori), il regolamento UE sui minerali dei conflitti e la sezione Dodd-Frank 1502 (CMRT delle fonderie), la direttiva sulla due diligence sulla sostenibilità aziendale - CS3D (due diligence completa dei fornitori), l'UFLPA (dichiarazioni di lavoro forzato da parte dei fornitori a monte), la legislazione moderna sulla schiavitù (Regno Unito, Australia, Canada - dichiarazioni etiche dei fornitori), la legge tedesca sulla due diligence della catena di fornitura (sistematica valutazione del rischio del fornitore) e programmi imposti dall’acquirente (EcoVadis, valutazioni Sedex che applicano i requisiti di conformità attraverso la catena di fornitura).