Lieferantenerklärung

Eine Lieferantenerklärung ist eine formelle Erklärung eines Lieferanten zu seinen Materialien, Stoffen, Herstellungsprozessen oder ethischen Praktiken. Diese Erklärungen sind der wichtigste Mechanismus zur Erfassung von Compliance-Daten von vorgelagerten Lieferkettenpartnern. Gängige Beispiele hierfür sind vollständige Materialoffenlegungen (FMDs), in denen alle Stoffe in einer Komponente aufgelistet sind, Berichtsvorlagen für Konfliktmineralien (Conflict Minerals Reporting Templates, CMRTs), die Zinn-, Tantal-, Wolfram- und Goldquellen nachverfolgen, Konformitätsbescheinigungen, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bestätigen, und Offenlegungen von Unterlieferanten, die Teilnehmer der Tier-2- und Tier-3-Lieferkette offenlegen. Lieferantenerklärungen bilden das Due-Diligence-Rückgrat von Rahmenwerken, die von REACH bis zur EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeits-Due-Diligence-Richtlinie (CS3D) der EU reichen.

Regulierungsbehörden und Einkäufer machen Unternehmen zunehmend für die Einhaltung von Vorschriften in ihrer gesamten Lieferkette verantwortlich, nicht nur innerhalb ihrer eigenen Betriebsabläufe. Das EU CS3D, das deutsche Lieferkettengesetz, das britische Gesetz über moderne Sklaverei und UFLPA verlangen alle von Unternehmen, dass sie in ihrer gesamten Lieferantenbasis die gebotene Sorgfaltspflicht nachweisen. Der wichtigste Beweis dafür sind Lieferantenerklärungen – sie erfassen, was Lieferanten liefern, woher die Materialien stammen, ob Konfliktmineralien vorhanden sind und ob ethische Standards eingehalten werden. Ohne systematische Lieferantenerklärungen können Unternehmen nicht nachweisen, dass sie die Sorgfaltspflicht erfüllt haben, die moderne Compliance-Rahmenwerke erfordern.

Die Hauptkategorien sind Materialdeklarationen (vollständige Materialoffenlegungen, in denen alle Stoffe oberhalb der Schwellenwerte aufgeführt sind, Vorlagen für die Berichterstattung über Konfliktmineralien, Erklärungen zum recycelten Gehalt und Stoffdeklarationen für eingeschränkte Stoffe wie SVHCs), Konformitätsbescheinigungen (vom Lieferanten ausgestellte CoCs, die bestätigen, dass Materialien oder Komponenten bestimmte behördliche Standards oder vertragliche Anforderungen erfüllen), Offenlegung von Unterlieferanten (Tier-2- und Tier-3-Sichtbarkeit, die die vorgelagerte Lieferkette über Direktlieferanten hinaus offenlegt) und Verhaltenskodex-Anerkennungen (unterzeichnete Verpflichtungen zu ethischen Praktiken, Umweltstandards und Compliance-Verpflichtungen, die die Sorgfaltspflicht in vom Käufer vorgeschriebenen Programmen nachweisen).

Lieferanten reichen ihre Erklärungen über das sichere Lieferantenportal von Sustalium ein, das sie durch strukturierte Formulare für jeden Deklarationstyp führt. Erklärungen werden pro Lieferant gespeichert und automatisch mit jedem Rahmen verknüpft, der sich auf die Materialien oder Komponenten dieses Lieferanten bezieht. Wenn ein Lieferant seine Erklärung aktualisiert – beispielsweise eine neue Stoffoffenlegung oder ein aktualisiertes CMRT –, werden alle betroffenen Compliance-Assets automatisch aktualisiert. Sustalium verfolgt, welche Lieferanten welche Erklärungen abgegeben haben, markiert fehlende oder abgelaufene Erklärungen und bietet eine konsolidierte Ansicht des Compliance-Status der Lieferkette für Due-Diligence-Berichte.

Nahezu jedes Compliance-Framework für die Lieferkette basiert auf Lieferantenerklärungen. Zu den wichtigsten Rahmenwerken gehören REACH und UK REACH (Substanzerklärungen von Lieferanten), die EU-Konfliktmineralienverordnung und Dodd-Frank Abschnitt 1502 (CMRTs von Schmelzhütten), die Corporate Sustainability Due Diligence Directive – CS3D (umfassende Lieferanten-Due Diligence), die UFLPA (Zwangsarbeitserklärungen von Vorlieferanten), moderne Sklavereigesetzgebung (Großbritannien, Australien, Kanada – Ethikerklärungen von Lieferanten) und das deutsche Supply Chain Due Diligence Act (systematische Lieferantenrisikobewertung) und vom Käufer vorgeschriebene Programme (EcoVadis, Sedex-Bewertungen, die Compliance-Anforderungen durch die Lieferkette weiterleiten).