Ruční zadávání dat

Ruční zadávání dat je proces přímého vkládání informací souvisejících s dodržováním předpisů do strukturovaných pracovních postupů Sustalium. Zahrnuje specifikace produktu (SKU, kusovníky, materiálové složení), provozní data (objem výroby, spotřeba energie, podrobnosti o zařízení) a institucionální znalosti, které existují pouze ve vašem týmu. Namísto ponechání těchto dat roztroušených po tabulkách a individuálních znalostech je ruční zadávání centralizuje do strukturovaných záznamů, které automaticky naplňují každý rámec dodržování předpisů. Je to nejrychlejší způsob, jak začít, protože nevyžaduje žádné externí integrace – pouze odborné znalosti, které váš tým již má.

Většina rámců dodržování předpisů začíná daty, která existují pouze uvnitř vaší organizace. Specifikace produktů, seznamy dodavatelů, výrobní záznamy a interní zásady jsou základem aktiv pro dodržování předpisů, přesto jsou často neformálně uloženy v tabulkách, e-mailech a znalostech jednotlivců. Manuální zadávání dat mění tyto rozptýlené informace na strukturované a ověřitelné důkazy o shodě. Ještě důležitější je, že jednorázové zadání dat do Sustalium znamená, že jsou k dispozici ve všech více než 100 rámcích – jediný záznam o složení produktu poskytuje současně prohlášení REACH, digitální pasy produktů, technické soubory s označením CE a zprávy ESG.

Čtyři hlavní kategorie jsou specifikace produktu (hierarchie SKU, kusovník, materiálové složení, rozměry, hmotnosti), provozní údaje (objemy výroby, popisy výrobních procesů, umístění zařízení, záznamy o spotřebě energie), importy tabulek (existující údaje o shodě Excelu, Tabulek Google nebo CSV, které lze hromadně nahrát bez opětovného zadání) a interní znalosti (vztahy s dodavateli, minulá zjištění auditu, aktiva procesu, která existují pouze v rámci vaší organizace, a rozhodnutí o shodě). Každý typ je namapován na strukturovaná pole, která Sustalium používá k naplnění příslušných aktiv shody.

Sustalium poskytuje řízený pracovní postup, který strukturuje ruční zadávání dat do přesného formátu, který každý rámec shody vyžaduje. Data zadáváte jednou prostřednictvím strukturovaných formulářů a systém je mapuje do každého použitelného rámce – od prohlášení o látce podle nařízení REACH přes zprávy CSRD ESG až po digitální produktové pasy. Stávající tabulky lze importovat prostřednictvím CSV nebo nahrání do Excelu, přičemž Sustalium automaticky přiřazuje sloupce k polím shody. Data přetrvávají ve všech rámcích, takže aktualizace specifikace produktu automaticky prochází každým aktivem, které na ně odkazuje.

Každý rámec dodržování předpisů těží z ručního zadávání dat, ale je to zvláště cenné pro rámce, které se spoléhají spíše na interní obchodní data než na externí testování nebo certifikaci. Rámce na úrovni produktu, jako je označení CE, UKCA a REACH, vyžadují přesné specifikace produktu, které začínají ručním zadáním. Rámce výkaznictví ESG jako CSRD, GRI a TNFD vyžadují provozní údaje (spotřeba energie, emise, odpad), které často existují pouze v interních záznamech. Rámce dodavatelského řetězce, jako je německý zákon o náležité péči o dodavatelském řetězci a prohlášení o moderním otroctví, potřebují informace o dodavatelích, které začínají jako interní znalosti. Protože ruční zadávání zaplňuje sdílenou datovou sadu, jedno zadání dat slouží všem současně.