Ręczne wprowadzanie danych

Ręczne wprowadzanie danych to proces bezpośredniego wprowadzania informacji związanych ze zgodnością do ustrukturyzowanych przepływów pracy Sustalium. Obejmuje specyfikacje produktów (numery SKU, BOM, składy materiałów), dane operacyjne (wielkość produkcji, zużycie energii, szczegóły obiektu) oraz wiedzę instytucjonalną, która istnieje tylko w Twoim zespole. Zamiast pozostawiać te dane rozproszone po arkuszach kalkulacyjnych i indywidualnej wiedzy, ręczne wprowadzanie centralizuje je w ustrukturyzowanych rekordach, które automatycznie zasilają wszystkie ramy zgodności. To najszybszy sposób na rozpoczęcie pracy, ponieważ nie wymaga żadnych zewnętrznych integracji — wystarczy wiedza, którą posiada już Twój zespół.

Większość ram zgodności zaczyna się od danych, które istnieją tylko w Twojej organizacji. Specyfikacje produktów, listy dostawców, zapisy produkcyjne i zasady wewnętrzne stanowią podstawę zasobów zapewniających zgodność, chociaż często są przechowywane nieformalnie w arkuszach kalkulacyjnych, e-mailach i wiedzy poszczególnych osób. Ręczne wprowadzanie danych przekształca te rozproszone informacje w ustrukturyzowany, możliwy do sprawdzenia dowód zgodności. Co ważniejsze, jednorazowe wprowadzenie danych do Sustalium oznacza, że ​​są one dostępne we wszystkich ponad 100 platformach — pojedynczy wpis dotyczący składu produktu zasila jednocześnie deklaracje REACH, cyfrowe paszporty produktów, dokumentację techniczną dotyczącą oznakowania CE i raporty ESG.

Cztery główne kategorie to specyfikacje produktów (hierarchia SKU, zestawienia materiałowe, skład materiałów, wymiary, ciężary), dane operacyjne (wielkość produkcji, opisy procesów produkcyjnych, lokalizacje zakładów, zapisy zużycia energii), import arkuszy kalkulacyjnych (istniejące dane dotyczące zgodności z Excela, Arkuszy Google lub CSV, które można przesłać zbiorczo bez ponownego wprowadzania) oraz wiedza wewnętrzna (relacje z dostawcami, ustalenia z poprzednich audytów, zasoby procesowe i decyzje dotyczące zgodności, które istnieją tylko w Twojej organizacji). Każdy typ jest mapowany na pola strukturalne, których Sustalium używa do wypełnienia odpowiednich zasobów zapewniających zgodność.

Sustalium zapewnia sterowany przepływ pracy, który strukturyzuje ręczne wprowadzanie danych w dokładnym formacie wymaganym przez każdą platformę zgodności. Dane wprowadzasz raz za pomocą ustrukturyzowanych formularzy, a system mapuje je do wszystkich obowiązujących ram — od deklaracji substancji REACH, przez raporty CSRD ESG, po cyfrowe paszporty produktów. Istniejące arkusze kalkulacyjne można importować za pomocą pliku CSV lub Excel, a Sustalium automatycznie dopasowuje kolumny do pól zgodności. Dane są zachowywane we wszystkich platformach, więc aktualizacja specyfikacji produktu automatycznie przepływa do każdego zasobu, który się do nich odwołuje.

Każda struktura zgodności przynosi korzyści z ręcznego wprowadzania danych, ale jest to szczególnie cenne w przypadku platform, które opierają się na wewnętrznych danych biznesowych, a nie na zewnętrznych testach lub certyfikacji. Ramy na poziomie produktu, takie jak oznakowanie CE, UKCA i REACH, wymagają dokładnych specyfikacji produktów, które zaczynają się od ręcznych wpisów. Ramy raportowania ESG, takie jak CSRD, GRI i TNFD, wymagają danych operacyjnych (zużycie energii, emisje, odpady), które często istnieją jedynie w rejestrach wewnętrznych. Ramy łańcucha dostaw, takie jak niemiecka ustawa o należytej staranności w łańcuchu dostaw i oświadczenia dotyczące współczesnego niewolnictwa, wymagają informacji o dostawcach, które zaczynają się od wiedzy wewnętrznej. Ponieważ wprowadzanie ręczne powoduje zapełnienie udostępnionego zbioru danych, jednorazowe wprowadzenie danych powoduje jednoczesne wykorzystanie wszystkich danych.