Samoocena i ankieta

Samoocena to ustrukturyzowany kwestionariusz lub ocena wypełniana wewnętrznie w celu sprawdzenia statusu zgodności aktywów, zidentyfikowania luk lub spełnienia wymagań kupującego. Samooceny pozwalają uzyskać wiedzę bezpośrednio od osób znajdujących się najbliżej danych — menedżerów produktu, specjalistów ds. zgodności, zespołów ds. zaopatrzenia i kierowników obiektów. Typowe przykłady obejmują przeprowadzane przez kupującego ankiety dotyczące zgodności obejmujące wskaźniki środowiskowe i ograniczenia materiałowe, wewnętrzne oceny gotowości regulacyjnej, matryce punktacji ryzyka w łańcuchu dostaw oraz formularze deklaracji własnych do oceny zgodności. Samoocena jest często punktem wyjścia dla zasobów zapewniających zgodność przed uzyskaniem zewnętrznych testów lub certyfikacji.

Samoocena służy wielu celom. Często stanowią najszybszy sposób wygenerowania dowodów zgodności, gdy dane zewnętrzne nie są jeszcze dostępne — własna deklaracja zgodności może stanowić potwierdzenie oznakowania CE przed zakończeniem testów laboratoryjnych. Przechwytują wiedzę instytucjonalną, która w przeciwnym razie zostałaby utracona, gdy członkowie zespołu odejdą. Umożliwiają szybką reakcję na ankiety dotyczące zgodności kupujących, zapewniając ustrukturyzowane odpowiedzi, które można ponownie wykorzystać w przypadku wielu żądań klientów. Służą również jako narzędzia do analizy luk, identyfikując, gdzie potrzebne są dodatkowe dowody, testy lub certyfikacja przed formalnym złożeniem wniosku o zgodność.

Ankiety zgodności kupujących to dostarczane przez klientów kwestionariusze dotyczące wskaźników środowiskowych, praktyk w zakresie zgodności społecznej, ograniczeń materiałowych i przejrzystości łańcucha dostaw — jednorazowa odpowiedź w Sustalium umożliwia ponowne wykorzystanie wszystkich żądań kupującego. Wewnętrzne audyty zgodności wykorzystują listy kontrolne samooceny do oceny gotowości regulacyjnej, analizy luk i systematycznych przeglądów wewnętrznych. Formularze oceny ryzyka obejmują punktację ryzyka łańcucha dostaw, matryce ryzyka kraju, klasyfikacje ryzyka produktu i oceny ryzyka dostawcy. Formularze oświadczeń własnych obejmują deklaracje zgodności, oświadczenia o własnej certyfikacji i deklaracje zgodności z przepisami — wiele ram dopuszcza samodeklarację jako początkową ścieżkę zgodności.

Sustalium zapewnia ustrukturyzowane samooceny, które prowadzą użytkowników przez wymagania każdego frameworka za pomocą ukierunkowanych pytań. Po zakończeniu samooceny odpowiedzi automatycznie wypełniają odpowiednie pola zasobów dotyczących zgodności. W przypadku ankiet dotyczących zgodności nabywców Sustalium dopasowuje pytania do danych znajdujących się już w systemie — jeśli wprowadzono już dane dotyczące substancji w ramach REACH, odpowiednie pytania ankiety dla nabywców są wstępnie wypełnione. Kiedy ramy zostaną zaktualizowane lub wejdą w życie nowe przepisy, Sustalium zwraca uwagę na nowe pytania, na które należy odpowiedzieć. Samooceny są przechowywane jako dowody wraz z datami ich zakończenia i podmiotami odpowiedzialnymi na potrzeby ścieżki audytu.

Wiele ram zgodności akceptuje samoocenę jako początkową ścieżkę zgodności lub na niej polega. Oznakowanie CE umożliwia samodeklarację zgodności dla wielu kategorii wyrobów (deklaracja producenta bez udziału jednostki notyfikowanej). REACH wymaga samooceny objętości substancji i obowiązków rejestracyjnych. CSRD umożliwia samoocenę podwójnej istotności. Ramy ESG, takie jak GRI i SASB, opierają się na danych zgłaszanych samodzielnie. Programy zgodności dla kupujących (EcoVadis, Sedex) opierają się zasadniczo na samoocenie z opcjonalną weryfikacją. Oświadczenia własne są akceptowane w przypadku oświadczeń dotyczących produktów organicznych w niektórych jurysdykcjach, oświadczeń ekologicznych zgodnie z dyrektywą UE w sprawie oświadczeń ekologicznych (wraz z dowodami potwierdzającymi) oraz w przypadku badania due diligence minerałów z regionów ogarniętych konfliktami w ramach OECD.